Hoe zijn we te werk gegaan?
Instap in een tweefase contract
Gezien de omvang en complexiteit van het project, hebben ALSÉÉN en Rijkswaterstaat gekozen voor een twee-fasen contract. In tegenstelling tot een volledig UAV-GC contract, waarbij het hele project voor een vaste prijs wordt verkocht, is dit project opgesplitst in twee delen. De eenvoudiger te beheersen delen zijn verkocht voor een vaste prijs, terwijl de complexe delen in samenwerking met de opdrachtgever verder worden uitgewerkt tijdens de ontwerpfases.
Strategisch opzetten van een Cost Breakdown Structure
De multidisciplinaire aard van het werk en de contractvorm brengen uitdagingen met zich mee op het gebied van kostenbeheer. Door gebruik te maken van de flexibiliteit in opbouw van de CBS hebben we de herkenbaarheid aangebracht in werkbegrotingen door gebruikt te maken van terugkerende coderingen voor vergelijkbare werkpakketten. Naarmate het project vorderde, zijn de werkbegrotingen aangepast om de nieuwe inkoop- en uitvoeringsstrategie te integreren. Zo werden de kosten inzichtelijk en herleidbaar gemaakt voor het hele projectteam.
Coördineren van kostenbewaking
De kosten worden geboekt in de financiële systemen van Ballast Nedam, waarin de CBS-structuur is opgenomen. Door deze gegevens te exporteren naar Excel, worden de kosten bewaakt en vergeleken met het budget van de werkpakketten. Met behulp van Earned Value Management (EVM) worden de voortgang en budgetprestaties van het project bewaakt. Om ook de planning en risico’s te integreren, zijn belangrijke planningsregels en de top 5 risico’s per deelproject toegevoegd aan de kostenbewaking. Hiermee zorgen we binnen cost control voor een integrale projectbeheersing aanpak.
Van voortgang monitoren naar dynamisch financieel inzicht
Tijdens de uitvoeringsfase werd het belangrijk om kritische kostenposten te identificeren en te bewaken. Dit werd gedaan door te analyseren waar het grootste risico op kostenoverschrijding lag en waar kosten effectief beheerst konden worden. Voor deze kostenposten is een dashboard ontwikkeld met een overzicht van het budget, de actuele kosten en de geschatte kosten bij voltooiing (EAC), waarmee financiële risico’s beter beheerst worden.
