Het overstappen naar een nieuw projectmanagementplatform brengt veel vragen met zich mee. Oracle Primavera Cloud (OPC) is de cloud-gebaseerde opvolger van de bekende Primavera P6 planningstool. Steeds meer organisaties die met Primavera P6 werken, overwegen de overstap naar OPC vanwege de duidelijke voordelen op het gebied van kosten, toegankelijkheid en samenwerking. Maar waar moet je allemaal aan denken als je deze stap zet? In dit kennisartikel behandelen we de belangrijkste aandachtspunten voor een soepele transitie. We gaan in op de voordelen van OPC, essentiële OPC-modules om mee te starten, hoe snel teams met OPC aan de slag kunnen, hoe je het team meekrijgt en het overzetten van lopende projecten naar de nieuwe omgeving.
De keuze voor Oracle Primavera Cloud biedt diverse voordelen ten opzichte van traditionele on-premise oplossingen zoals Primavera P6. Enkele belangrijke pluspunten op een rij:
Oracle Primavera Cloud is een uitgebreide suite met verschillende modules (zoals planning, risicomanagement, resource- & kostenbeheer, portfolio management en Lean-planning). Om gedegen van start te gaan is het verstandig te focussen op de basis: planning en projectbeheersing.
In de praktijk betekent dit beginnen met de Scheduling-module voor het opstellen van projectplanningen, het monitoren van voortgang en beheersen van projecten. Deze onderdelen dekken de kernfunctionaliteit die je gewend bent van Primavera P6: het plannen van activiteiten, toewijzen van resources en bewaken van mijlpalen en deadlines. Door eerst deze essentiële module onder de knie te krijgen, leg je een solide basis. Later kun je geleidelijk uitbreiden met aanvullende modules, zoals de Risk, Task of Costs and Funds module, zodra het team daar klaar voor is. Op die manier blijft de overstap overzichtelijk en vermijd je dat gebruikers overweldigd raken door te veel nieuwe features in één keer.
Een veelgestelde vraag bij een overstap naar nieuwe software is hoe steil de leercurve is en hoe snel teams productief kunnen zijn. Gelukkig is OPC ontworpen met een moderne, gebruiksvriendelijke interface. Veel gebruikers ervaren het systeem als intuïtiever dan de oude Primavera P6. Dit betekent dat de benodigde trainingstijd korter kan zijn. Met een gerichte training en begeleiding kunnen planners, kostcontrollers, risicomanagers of andere leden van het projectbeheersingsteam vaak binnen enkele dagen de basis onder de knie krijgen.
Omdat OPC cloud-gebaseerd is, hoef je bovendien geen tijd te besteden aan technische installaties op iedere werkplek. Zodra de omgeving is ingericht en de gebruikersaccounts zijn aangemaakt, kan het team vrijwel meteen beginnen met het invoeren van projecten en data. In de praktijk zie je dat kleine projectteams binnen een paar weken volledig overschakelen op OPC. Grotere organisaties nemen wat meer tijd voor een gefaseerde implementatie – denk aan één tot drie maanden – zodat iedereen vertrouwd raakt met het systeem en eventuele aanpassingen in processen geleidelijk doorgevoerd kunnen worden. Belangrijk is om tijdens die periode voldoende support en oefenmogelijkheden te bieden, zodat het team vertrouwen opbouwt in de nieuwe werkwijze.
Een nieuwe tool invoeren is niet alleen een technische verandering, maar ook een menselijke. Draagvlak creëren onder alle gebruikers is cruciaal voor succes. Enkele tips om je team enthousiast en betrokken te krijgen bij de overstap:
Door aandacht te besteden aan verandermanagement en de verschillende belangen van gebruikers, zorg je voor een sociale overgang. Uiteindelijk willen medewerkers weten hoe OPC hén helpt in hun dagelijks werk – laat dat zien, en je zult merken dat de adoptie een stuk vlotter gaat.
Wat als je halverwege een project zit en besluit over te stappen naar OPC? Gelukkig hoeft het overzetten van lopende projecten niet al te moeilijk te zijn, mits je het goed voorbereidt. Enkele aandachtspunten:
Data-migratie – Oracle Primavera Cloud biedt mogelijkheden om bestaande Primavera P6-projecten te importeren (bijvoorbeeld via .xer-exportbestanden). Dit betekent dat je niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen met lopende projecten. Het is wel belangrijk om na de import de gegevens grondig te controleren. Denk aan de planning, resources, relaties tussen taken en eventuele baseline- of voortgangsinformatie. Een analytische blik is hier nuttig: kloppen alle data en komen de rapportages in OPC overeen met wat je gewend was? Door testprojecten uit te proberen, kun je vertrouwen opbouwen dat de migratie soepel verloopt voordat je kritieke projecten overhevelt.
Integratie – Had je Primavera P6 gekoppeld aan andere systemen (zoals een ERP-systeem voor budgetten of een tijdschrijfsysteem)? Dan moet je deze integraties herinrichten voor OPC. Het goede nieuws is dat OPC moderne koppelingen (API’s) heeft, waardoor de technische integratie doorgaans eenvoudiger is dan bij de oude omgeving. Plan voldoende tijd om alle koppelingen te testen en te verfijnen, zodat alle systemen blijven samenwerken zonder dataverlies of vertraging.
Uitdagingen en aandachtspunten – Houd er rekening mee dat OPC niet één-op-één identiek is aan P6. Bepaalde functies werken net iets anders of zijn verbeterd in OPC. Het kan even duren voor het team de nieuwe werkwijze in lopende projecten eigen maakt. Overweeg daarom of het zinvol is om echt midden in een kritisch project te switchen, of dat je beter kunt wachten tot een projectfase is afgerond. Een alternatief is om het lopende project parallel in OPC op te zetten (schaduwproject) en beide een tijdje bij te houden, zodat het team kan wennen voordat volledig wordt overgeschakeld. Met een vooruitstrevende maar doordachte aanpak kun je de overgang van bestaande projecten managen zonder al te veel haperingen.
Een succesvolle overstap naar OPC vraagt niet alleen om nieuwe tools, maar ook om een nieuwe mindset. BAEKEN ondersteunt je tijdens dit proces door je team te trainen, workflows te optimaliseren en OPC naadloos te integreren in jouw organisatie. Met een data-gedreven en innovatieve aanpak zorgen wij ervoor dat jouw projecten efficiënter en effectiever worden beheerd. Benieuwd naar hoe wij jou kunnen helpen om OPC volledig te benutten? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden.
Meer over dit onderwerp weten?
