Een van de pilaren van elk project is de Work Breakdown Structure (WBS) en het bijbehorende WBS-woordenboek. Of u nu een aannemer bent die de projectbasislijn presenteert of de klant die deze beoordeelt, de WBS en het WBS-woordenboek zijn uw Rosetta-steen om te begrijpen hoe de verschillende stukken van een project uiteindelijk samen zullen komen.
De WBS is de hiërarchische onderverdeling van het project op basis van opleveringen. Het is de daadwerkelijke structuur die we gewend zijn te zien en te gebruiken om het project te organiseren. Het stelt ons in staat om de scope op te splitsen in beheersbare stukken en biedt een rapportagestructuur die we gebruiken voor planning, prestatiebewaking en werkelijke kosten.
De WBS Dictionary
Het WBS-woordenboek, naast het uitbreiden van de eenvoudige beschrijving van de WBS-elementen, verbindt de WBS met de Statement of Work (SOW). Het WBS-woordenboek is meestal een spreadsheet die de WBS, de WBS-elementnaam en een beschrijving van het werk in dat element opsomt. Een goed woordenboek zal ook een veld hebben dat aangeeft welke SOW-paragraaf wordt gedekt door dat WBS-element.
De link tussen WBS en SOW
De laatste kolom in het voorbeeld toont hoe de laagste niveau-elementen van de WBS gerelateerd zijn aan de SOW. In het voorbeeld ziet u dat elk element gerelateerd is aan twee verschillende paragrafen in de SOW. Deze koppeling toont aan dat het project zal plannen, uitvoeren en de werkelijke kosten voor projectmanagement zal vastleggen bij elk individueel element.
Wat levert deze koppeling op?
Het koppelen van deze twee structuren stelt u in staat om uw project in verschillende dimensies te bekijken, wat veel rapportage- en analysekansen biedt. Het kan u snel vertellen of u alles hebt gedekt in de SOW of werk doet in een WBS-element dat niet onder het contract valt.
Maar dat is nog maar het begin. Door te kijken naar de relaties die bestaan tussen WBS-elementen in het schema, kunt u zien hoe verschillende SOW-paragrafen zijn gekoppeld en of dat logisch is of niet. Daarnaast kunnen prestaties en werkelijke kosten worden toegewezen aan SOW-paragrafen. De zichtbaarheid hiervan is nog steeds waardevol.
Conclusie
Gebruikt op de juiste manier, wordt het WBS-woordenboek veel meer dan een document dat het werk beschrijft. Het wordt een projectkaleidoscoop die u in staat stelt om uw projectgegevens op een oneindig aantal manieren te bekijken.
Het begrijpen van de WBS en het WBS-woordenboek is essentieel voor het succesvol beheren van een project. Het biedt een duidelijk overzicht en een diepgaand inzicht in hoe elk onderdeel van het project samenkomt. Het is een hulpmiddel dat niet over het hoofd mag worden gezien door projectmanagers en belanghebbenden.
